Kasy online kogo obowiązują i kiedy trzeba je stosować?

Kasy online obowiązują podatników sprzedających towary lub usługi konsumentom oraz rolnikom ryczałtowym, gdy sprzedaż nie korzysta ze zwolnienia lub po przekroczeniu limitu 20 000 zł, a także przy czynnościach wyłączonych ze zwolnień oraz w branżach objętych obowiązkową wymianą urządzeń. Nowi sprzedawcy, którzy muszą ewidencjonować sprzedaż, powinni używać wyłącznie kas online, ponieważ od 1 stycznia 2023 r. tylko takie urządzenia są dostępne w sprzedaży.

Kiedy trzeba je stosować wynika z rodzaju nabywcy, charakteru towaru lub usługi, limitu zwolnienia oraz szczególnych terminów wskazanych w przepisach i komunikatach administracji skarbowej.

Czym są kasy online i jak działają?

Kasa online to fiskalne urządzenie rejestrujące, które przekazuje dane o sprzedaży i zdarzeniach fiskalnych do Centralnego Repozytorium Kas przez internet. Fiskalizacja online jest możliwa od 1 maja 2019 r., co pozwala na bieżącą transmisję danych do systemu administracji skarbowej.

Kasa online gromadzi dane w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz wysyła je do CRK w interwałach ustalonych dla danego modelu. Podatnik musi zapewnić połączenie z internetem i prawidłową komunikację kasy z systemem CRK. Różni się to od starszych urządzeń z elektronicznym zapisem kopii, które przechowują dane lokalnie i nie komunikują się online z CRK.

Kogo obowiązują kasy online?

Obowiązek ewidencjonowania na kasie dotyczy co do zasady podatników sprzedających towary lub usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Sprzedaż na rzecz przedsiębiorców co do zasady dokumentuje się fakturą, dlatego obowiązek kasy dotyczy przede wszystkim sprzedaży konsumenckiej i sprzedaży rolnikom ryczałtowym. Działalność nierejestrowana nie wyłącza automatycznie obowiązku, jeśli sprzedaż jest kierowana do konsumentów lub rolników ryczałtowych.

Wybrane branże zostały objęte szczególnym obowiązkiem wymiany urządzeń na kasy online, w tym sprzedaż paliw, naprawy pojazdów i wymiana opon, gastronomia, sprzedaż węgla oraz usługi fryzjerskie. W tych obszarach nie można polegać na starszych urządzeniach po upływie wskazanych terminów wymiany.

Podatnik rozpoczynający sprzedaż wymagającą ewidencjonowania powinien od początku korzystać z kasy online, ponieważ od 1 stycznia 2023 r. w obrocie są dostępne wyłącznie urządzenia online.

Kiedy trzeba je stosować?

Kiedy trzeba je stosować zależy od spełnienia warunków zwolnień oraz limitu, a także od tego, czy wykonujesz czynności wyłączone ze zwolnień lub działasz w branży z obowiązkową wymianą kas. Kasa jest wymagana gdy sprzedaż nie korzysta ze zwolnienia, gdy przekroczysz limit zwolnienia podmiotowego 20 000 zł w roku podatkowym albo gdy wykonujesz czynności, dla których przepisy wyłączają możliwość zwolnienia z ewidencji. W przypadku branż objętych obowiązkową wymianą termin stosowania kasy online wynikał z rozporządzeń i komunikatów.

Należy uwzględnić także planowane rozszerzenia obowiązku. Od 1 kwietnia 2026 r. ewidencjonowanie ma objąć usługi parkingowe dla samochodów i innych pojazdów, a od 1 kwietnia 2027 r. dostawy towarów i usługi realizowane przy użyciu samoobsługowych urządzeń przyjmujących płatności i wydających towar. Informacje te publikowane są na stronie podatki.gov.pl.

Jak ustalić, czy musisz mieć kasę online?

1. Ustal, czy nabywcą jest konsument lub rolnik ryczałtowy. Sprzedaż B2C i do rolników ryczałtowych może podlegać ewidencji na kasie.
2. Sprawdź, czy Twoje towary lub usługi podlegają obowiązkowej ewidencji, z uwzględnieniem katalogu czynności wyłączonych ze zwolnień.
3. Zweryfikuj zwolnienie podmiotowe według limitu obrotu 20 000 zł w roku podatkowym. Przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku zastosuj proporcję.
4. Sprawdź zwolnienia przedmiotowe i warunki ich stosowania zgodnie z aktualnym rozporządzeniem ministra finansów.
5. Ustal, czy Twoja działalność nie należy do branż objętych obowiązkową wymianą na kasy online.
6. Określ termin rozpoczęcia ewidencjonowania i przygotuj urządzenie do pracy zgodnie z wymogami CRK.
7. Wybierz homologowaną kasę online, zapewnij fiskalizację przez uprawniony serwis oraz stabilne połączenie z internetem.
8. Prowadź na bieżąco ewidencję, wydawaj paragony i wykonuj raporty fiskalne zgodnie z terminami.

Jak przejść na kasę online i jakie warunki techniczne spełnić?

Urządzenie musi być homologowane, zafiskalizowane przez uprawniony serwis i prawidłowo połączone z CRK. Podatnik odpowiada za sprawność połączenia internetowego i zgodność konfiguracji z wymaganiami technicznymi systemu. Fiskalizacja online funkcjonuje od 1 maja 2019 r., dlatego nowe urządzenia są projektowane do bezpiecznej transmisji danych. Od 1 stycznia 2023 r. kupisz wyłącznie kasy online, co ułatwia spełnienie obowiązków transmisyjnych.

Starsze kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii mogą być używane do ich wyeksploatowania, z wyjątkami dotyczącymi branż objętych obowiązkową wymianą oraz kas z papierowym zapisem kopii wymagających wymiany pamięci fiskalnej. Po 31 sierpnia 2019 r. nie można było kupować kas z papierowym zapisem kopii, a po 31 grudnia 2022 r. kas z elektronicznym zapisem kopii. Różnica funkcjonalna jest istotna, ponieważ starsze urządzenia nie łączą się z CRK.

Jakie są obowiązki użytkownika kasy online?

• Wydanie paragonu fiskalnego bez żądania klienta przy każdej sprzedaży na rzecz konsumenta lub rolnika ryczałtowego.
• Wykonanie raportu dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, najpóźniej przed pierwszą sprzedażą dnia następnego.
• Wykonanie raportu miesięcznego po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, nie później niż do 25. dnia miesiąca następnego.
• Terminowe przeglądy techniczne realizowane przez właściwy serwis oraz zgłaszanie usterek serwisowi.
• Przechowywanie dokumentów i prowadzenie wymaganej dokumentacji fiskalnej zgodnie z przepisami.
• Zapewnienie połączenia z internetem w celu transmisji danych do CRK oraz postępowanie według procedur serwisowych w razie problemów z łącznością.
• Zapewnienie odczytu i zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrznym nośniku w razie zakończenia użytkowania kasy online.

Jakie zwolnienia i limity mają znaczenie?

Podstawowe zwolnienie podmiotowe pozwala wielu podatnikom nie używać kasy do momentu przekroczenia 20 000 zł obrotu ze sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych w roku podatkowym. Przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku limit oblicza się proporcjonalnie. Niezależnie od limitu istnieją zwolnienia przedmiotowe obejmujące określone towary lub usługi, ale także katalog czynności wyłączonych ze zwolnień, dla których kasa jest obowiązkowa bez względu na obrót. Stosowanie zwolnień wymaga bieżącego badania aktualnego rozporządzenia ministra finansów oraz spełnienia wszystkich warunków formalnych.

Ulga na zakup kasy jest dostępna po spełnieniu warunków ustawowych, w tym terminowego zakupu i rozpoczęcia ewidencji. Przy zakupie dodatkowych urządzeń związanych z kolejnymi stanowiskami lub punktami sprzedaży należy zachować 6 miesięcy na zakup i uruchomienie od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania, aby nie utracić prawa do ulgi.

Co z dotychczasowymi kasami i wymianą urządzeń?

Jeśli posiadasz starsze urządzenie, możesz kontynuować jego używanie do momentu wyeksploatowania, o ile nie dotyczy Cię obowiązkowa wymiana w branżach wskazanych przez przepisy lub nie wyczerpała się pamięć fiskalna w kasie z papierowym zapisem kopii. Po 31 sierpnia 2019 r. nie było już możliwe nabycie kas z papierowym zapisem kopii, a po 31 grudnia 2022 r. kas z elektronicznym zapisem kopii. Równocześnie lista branż z obowiązkiem wymiany objęła m.in. sprzedaż paliw, naprawy pojazdów i wymianę opon, gastronomię, sprzedaż węgla oraz usługi fryzjerskie.

Kasy online nie są tym samym co kasy z elektronicznym zapisem kopii. Tylko urządzenia online łączą się z CRK i przekazują dane przez internet, co jest jednym z kluczowych warunków prawidłowej ewidencji po wprowadzeniu systemu online.

Czy sprzedaż B2B wymaga kasy?

Sprzedaż na rzecz przedsiębiorcy zwykle dokumentuje się fakturą, więc obowiązek ewidencji na kasie dotyczy przede wszystkim sprzedaży konsumenckiej i na rzecz rolników ryczałtowych. W praktyce to status nabywcy decyduje o konieczności ewidencjonowania na kasie, z uwzględnieniem limitów i wyłączeń ze zwolnień.

Jakie zmiany wchodzą w kolejnych latach?

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ewidencjonowania ma objąć usługi parkingowe dla samochodów i innych pojazdów. Od 1 kwietnia 2027 r. planowane jest objęcie obowiązkiem dostaw towarów i usług realizowanych przez urządzenia samoobsługowe, które przyjmują płatności i wydają towar. Zapowiedzi te wynikają z informacji publikowanych na podatki.gov.pl, dlatego przed wdrożeniem należy sprawdzić aktualny stan prawny.

Podsumowanie: kogo obowiązują i kiedy trzeba je stosować?

W skrócie, kogo obowiązują kasy online i kiedy trzeba je stosować determinują cztery czynniki. Po pierwsze status nabywcy, ponieważ sprzedaż dla konsumentów i rolników ryczałtowych co do zasady podlega ewidencji. Po drugie limit 20 000 zł i zwolnienia przedmiotowe. Po trzecie katalog czynności wyłączonych ze zwolnień i branże z obowiązkową wymianą urządzeń. Po czwarte wymogi techniczne i dostępność urządzeń, ponieważ od 1 stycznia 2023 r. można kupić wyłącznie kasy online. Fiskalizacja online działa od 1 maja 2019 r., a obowiązki użytkownika obejmują m.in. wydawanie paragonów i terminowe raporty fiskalne.